نصائح يجب مراعاتها خلال استخدام برامج الـ”شات” في العمل

 

التواصل عبر الرسائل الهاتفية أصبح أمرًا اعتياديًا في أي بيئة عمل، لذا من المهم التروي عند الإرسال والتأكد من عدم ارتكاب أخطاء كارثية قد تضر بسمعة الموظف، خاصة ما يتعلق بالأخطاء الإملائية والقواعد اللغوية.

 

واستعرض موقع "بيزنس إنسايدر" البريطاني أبرز الأخطاء الشائعة التي يقع فيها كثيرون عند إرسال الرسائل، مسلطا الضوء على القواعد المهنية والاحترافية لإرسال رسائل للزملاء والرؤساء في العمل.

 

1- عدم الاستئذان

قبل إرسال رسالة هاتفية لأي شخص، لابد من أخذ الإذن أولًا، والتأكد أنه من المقبول التواصل عبر رقم شخصي في غير أوقات العمل الرسمية.

 

2- توقع رد فوري

تختلف طريقة التجاوب تجاه الرسائل الهاتفية من شخص لآخر، بالتالي يجب أن تتوقع رداً فورياً بمجرد إرسال رسالة عمل، إذا كان الأمر عاجلًا عليك أن تتصل هاتفياً بالشخص المسؤول أو تجرب إرسال إيميل بعنوان عاجل.

في حالة أداء مهمة تتطلب تواصلًا مستمراً بصاحب العمل، عليك التأكد من اقتراح متابعة التواصل من خلال إيميل رسمي.

 

3- الإكثار من الوجوه التعبيرية

رغم أن الوجوه التعبيرية ممتعة في المحادثات الهاتفية، فإن الإكثار من استخدامها خلال التحدث مع زملائك في العمل، خاصةً إذ لم تكن علاقتك بهم وطيدة قد يؤثر على مظهرك الاحترافي في بيئة عملك بالسلب، لذا عليك الحرص في استخدام الوجوه التعبيرية.

 

4- ارتكاب أخطاء إملائية

رغم أن التواصل بالرسائل الهاتفية تطور تكنولوجي واضح وتجديد لقواعد العمل النمطية، فإن التهجي الخاطئ يجعلك تبدو بمظهر سيئ، إذ إن احتواء الرسائل على أخطاء نحوية واملائية قد يصدر صورة سيئة عنك.

 

ومن المهم الحرص على مراجعة الرسائل قبل إرسالها، أو السماح لخاصية تعديل الرسائل آلياً بواسطة جوجل فيما يعرف بـ"أوتوكوريكت".

 

5- إرسال رسائل في أوقات غير مناسبة

الرسائل الهاتفية صورة أكثر حميمة للتواصل من الإيميل، لذلك من المهم التأكد من إرسال رسائل العمل في أوقاته الرسمية، وغالبا تتراوح من الـ8 صباحاً حتى الـ7 مساءً.

 

وفي حالة تطلب العمل إرسال رسالة في توقيت متأخر، عليك بالتنويه عن سبب كون الرسالة عاجلة لا تحتمل التأجيل إلى الصباح في البداية.

 

6- إرسال رسائل طويلة

أفضل ما يميز التواصل عبر الرسائل الهاتفية أنها عادة ما تكون قصيرة ومختصرة، لذا إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسائل طويلة يمكن اللجوء إلى البريد الإلكتروني (إيميل).

 

7- إرسال مواد خاصة

لابد من وجود حدود في الرسائل المهنية، بالتالي يمنع تماماً إرسال معلومات خاصة أو حساسة عبر الرسائل الهاتفية، وهذه المعلومات قد تكون راتباً شهرياً لأحد الموظفين أو عقد أحد العملاء، أو حتى معلومات شخصية عنك سواء بالخطأ أو عمداً، تجنباً لاستخدام هذه المعلومات بشكل خاطئ.